วางแผนดีกว่าเลื่อนเส้นตาย

อาจจะต้องมีการคิดใหม่ในการเลื่อนกำหนดเส้นตาย
แม้ว่าจะโล่งใจที่จะได้ให้เวลามากขึ้นก็ตาม
นาน ๆ ครั้งที่คนเราจะขยายเวลาได้อย่างชาญฉลาด
เพราะในที่สุด จะสูญเสียแรงจูงใจ ผัดวันประกันพรุ่ง
ลงท้ายเผชิญ/ย้ำรอยเดิมกับสถานการณ์เดียวกันในภายหลัง
หยุดการวางแผนระยะเวลาที่ไม่ดีด้วยวิธีการ

ย่นระยะทางสู่เป้าหมายสูงสุด

จะสร้างแรงจูงใจอยู่ในระดับสูง
สร้างแรงกดดันกับการผลัดวันประกันพรุ่ง
กำหนดเส้นตายระหว่างเวลาทำงาน
ย่อยเป้าหมายใหญ่ลงในมิติเป้าหมายย่อย ๆ
ด้วยการแยกแยะกลยุทธ์ในช่วงเวลา
กำหนดเวลาเส้นตายแบบนี้จะมีความหมาย
ถ้าไม่มีเรื่องอื่นที่สำคัญกว่ามากระทบกำหนดเวลาเส้นตาย
จะทำให้กำหนดเวลาเส้นตายไม่จริงจัง/ถูกต้อง

ตัดสินว่าใช้เวลานานเท่าไร
ประมาณการว่าใช้เวลานานเท่าไรในอดีต
ในการดำเนินการโครงการที่คล้ายกันให้สำเร็จ
แล้วแยกแยะว่ามีอะไรบ้างที่ไม่เป็นไปตามโครงการเดิม
แยกแยะโครงการออกมาให้มีรายละเอียด
ประเมินเวลาที่จำเป็นในการดำเนินการ
ในแต่ละขั้นตอนและยินยอมให้มีปัญหาหยุมหยิม
ในตารางเวลาทำงาน

เรียบเรียงจาก
Management Tip of the Day: Don't Extend the Deadline--Plan Better
November 04, 2013, Harvard Business Review

You may want to rethink postponing that deadline. Although it’s a relief to be “given” more time, we rarely use extensions wisely; instead, we lose motivation, procrastinate, and wind up facing the same situation again later. Address poor time planning with these tips:
Shorten the distance to your ultimate goal. This will keep motivation high, and keep the pressure on for procrastinators. Impose interim deadlines, breaking a larger objective up into mini-targets spaced out strategically in time. These deadlines need to be meaningful, though— if it’s no big deal to miss the deadline, then it’s not a real deadline.
Become a realistic judge of how longs things will take. Consider how long it’s taken to complete similar projects in the past, and try to identify the ways in which things might not go as planned. Break the project down in detail, estimating the time needed to complete each step and allowing for snags in your schedule.

ไม่มีความคิดเห็น: