เพิ่มเวลาทำงานด้วยกล่องเวลา

กล่องเวลาเป็นเครื่องมือวางแผน
ที่ก้าวข้ามระหว่างปฏิทินกับงานที่ต้องทำ
ช่วยให้แบ่งตารางเวลาได้เพิ่มขึ้น 
(ครึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านี้มาก
ด้วยการวางแผนเข้าไปในงาน
แล้วตรวจสอบ ทำการตั้งค่า

ทบทวนงานประจำสัปดาห์
ให้ใช้เวลาหนึ่งวันในการวางแผน
สำหรับงานในสัปดาห์หน้า
กำหนดเส้นตายสินค้าคงคลัง
การให้ความเห็น การประชุม และเรื่องอื่น ๆ

จัดลำดับความสำคัญงานที่ต้องทำ
กำหนดเส้นตายสำหรับงานแรกสุดที่ต้องทำ
แล้วทำงานตามเป้าหมายต่อไปในงานที่สอง
โดยกำหนดเวลาเหล่านี้คือข้อผูกมัดให้ต้องทำงาน

ประเมินเวลาสำหรับงาน
ระบุข้อผิดพลาดที่พึงระมัดระวัง
ด้วยการคำนวณระยะเวลาที่ต้องทำในแต่ละงาน

ป้อนชุดกล่องเวลาไว้ในปฏิทินงาน
กำหนดงานสำหรับแต่ละช่องเวลา 
(8.00-9.00 น. :โทรศัพท์และอีเมล์")
บันทึกงานระยะเวลางานที่ทำไว้
ภายหลังตรวจสอบและทบทวนว่า
มีการจัดสรรเวลาที่เพียงพอหรือไม่
ด้วยสิ่งที่มองเห็น/ชี้ชีดได้ว่า
ทำเสร็จตามกำหนดเวลา
หรือทำไม่เสร็จตามกำหนดเวลา

The Management Tip of the Day from Harvard Business Review



July 23, 2014

Reclaim Your Time with a Time-Box System


Time boxing is a planning tool that’s a cross between a calendar and a to-do list. It lets you divide your schedule into increments (half-hour or hour-long chunks) that you can slot tasks into and monitor. To set it up:
  • Review your week. Take one day to plan for the week ahead. Inventory your deadlines, commitments, meetings, and so on.
  • Prioritize what’s on the list. Put deadline-sensitive tasks first, goal-oriented tasks second, and then schedule these around any recurring obligations.
  • Estimate time for tasks. Err on the side of caution when calculating how long each will take.
  • Enter series of time boxes into your calendar. Designate a task for each time slot (“8 AM to 9 AM: Return phone calls and emails”), and keep a log of how long it actually took you. Later, review whether you allocated enough time by seeing what you were and weren’t able to finish.

ไม่มีความคิดเห็น: