มอบหมายอีเมล์บางเรื่องให้ผู้ช่วยตอบบ้าง

ผู้ช่วยสามารถลดภาระงานอีเมล์ในกรณีที่
ระบบอัตโนมัติตอบกลับอีเมล์และตัวกรองอีเมล์ขาเข้า
ที่ทำไม่ได้ผู้ช่วยสามารถตรวจทานข้อความ 
การตอบกลับคำขอตามปฏิทินงาน 
และให้ตอบกลับอีเมล์ลำดับที่สำคัญทันที 

แต่ก่อนที่จะมอบหมายอีเมลบางเรื่องให้กับผู้ช่วย
ให้ลองถาม: ทักษะและดุลพินิจที่คาดหวัง
จากความสัมพันธ์ที่มีกับผู้ช่วยคนนี้
เชื่อในดุลพินิจในเรื่องลำดับความสำคัญ
ในบรรดาอีเมล์ต่าง ๆ ที่มาปะปนกับ
อีเมล์ส่วนตัวแล้วให้ค้นหาระบบ

ด้วยวิธีการแก้ปัญหาหมายถึง 
คุณไม่จำเป็นต้องมอบหมายให้ใช้รหัสผ่านของคุณ 
หรือให้อ่าน/ตอบกลับอีเมล์ส่วนตัวทุกฉบับที่คุณได้รับ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้ช่วยได้ตอบกลับอีเมล์ที่คุณระบุ
ใช้แบบร่างการตอบกลับอีเมล์ที่ผู้ช่วยสามารถใช้ได้ 
ยอมรับและเห็นด้วยกับการที่ผู้ช่วยเข้ามาตรวจสอบ
อีเมล์ในกล่องขาเข้าของคุณบ่อยครั้งเมื่อใดก็ได้
ผู้ช่วยสามารถประมวลผลโฟลเดอร์
และทำการปักธงหัวข้อเรื่องอีเมล์เรื่องสำคัญ
เพื่อให้คุณง่ายต่อการอ่านและจัดการ
ตอบกลับอีเมล์ด้วยตนเองในทำนองกลับกัน

The Management Tip of the Day from Harvard Business Review

September 02, 2014

Delegating Your Email to a Trusted Assistant

An assistant can reduce the burden of email in ways automated systems and inbox filters can't. He or she can review messages, reply to calendar requests, and ensure top-priority emails get answered right away. Before you delegate your email, ask: How much skill and discretion can you expect? What kind of relationship do you have with this person? You should trust his or her judgment about priorities and comfort with coming across personal emails. Then find a system. Technological solutions mean you don’t have to share your password, or every single message you get. Make sure to specify whether your assistant will reply to emails as you. Draft template replies he or she can use. Agree on when and how often the person will review your inbox. And systematize folders and labeling, so it’s easier for the assistant to flag email that you should personally read and handle – and vice versa.