ขอโทษทันทีเมื่อส่งอีเมล์ผิดพลาด

คนส่วนใหญ่มักทำผิดพลาดด้วยการกดปุ่ม 
" ตอบกลับทั้งหมด " ในอีเมล์ส่วนตัว 
หรือส่งข้อความไปผิดคน
หลังเหตุการณ์เลวร้ายนี้เกิดขึ้น ให้ตั้งสติก่อน
แล้วยอมรับผิดด้วยการเผชิญหน้ากับเพื่อนร่วมงาน
ด้วยความจริงพร้อมกับขอโทษเรื่องความผิดพลาด


" ผมเสียใจที่ได้ทำลงไป และเสียใจอย่างยิ่ง
ที่ได้ทำร้ายความรู้สึกของคุณ หรือแสดงออกว่าไม่นับถือคุณ
ให้ขอได้รับการอภัย" ผมเขียนโดยไม่ยั้งคิด และถ้าผมสามารถนำมันกลับมาได้
ผมจะไม่ทำอีกเลย  ขอเพียงแต่ให้คุณยกโทษเรื่องนี้ให้กับ " 

หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่จริงใจหรือหลีกเลี่ยงอย่างจงใจ  เช่น: 
" ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นแล้ว " หรือ " ผมเสียใจถ้าทำให้คุณโกรธ " 

ให้ขอโทษเป็นการส่วนตัวหรือทางโทรศัพท์แจ้งให้ทราบว่า  
คุณไม่ต้องการเสี่ยงกับความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นอีกครั้ง
ผ่านทางอีเมล์ และรู้สึกน่าอับอายมากกับการขอโทษในครั้งนี้

รำลึกเสมอว่าคุณได้ทำความเสียหายไปแล้วจริง
คุณอาจจำเป็นต้องมีกระบวนการขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อแสดงว่า 
คุณจะดูแลเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นและตั้งใจ
จะทำอย่างจริงจังให้ได้ในภายหลังไม่ให้เกิดขึ้นอีก

The Management Tip of the Day from Harvard Business Review

March 19, 2015

Apologize Quickly If You Send an Embarrassing Email

Most people have made the mistake of hitting “reply all” on a private email or sending an insensitive message to the wrong person. After the panic sets in, you need to own the mistake. Approach the offended colleague quickly and apologize: “I’m sorry I did it and even more sorry that I hurt/showed disrespect for you.” Seek forgiveness: “I wrote without thinking, and if I could take it back I would. I can only ask you to forgive me.” Avoid insincere language like: “mistakes were made” or “I'm sorry if you were offended.” Apologize in person or by phone – you don’t want to risk getting it wrong again via email. And as awful as it feels having to make an apology, recognize that you may have done real damage. You might need to take additional steps to show that you actually care about the issue and are taking it seriously.