ส่งอีเมล์ที่ดี
การส่ง Email ช่วยเหลือหรือติดต่อกับผู้คน
จะเป็นงานที่เป็นประโยชน์และคุ้มค่า
แต่ทั้งนี้จะต้องคำนึงถึงกาละเทศะ
และความสนใจของคนที่กำลังติดต่อด้วย
ถ้าได้ตัดสินใจแล้วว่า การนำเสนอนี้จะมีผล
ชนะ – ชนะ ร่วมกันทั้งสองฝ่าย
นี่คือสามกฎต้องปฏิบัติตาม.-
1 สร้างความชัดเจนเกี่ยวกับแรงจูงใจ
อธิบายทันทีว่าทำไมจึงนำเสนอ
และคุณค่าที่แต่ละฝ่ายจะได้รับคืออะไร ?
2 โปรดใช้ความระมัดระวังด้วย " CC สำเนาถึง"
ถ้ามั่นใจเต็ม 100% ว่าการส่ง Email นี้
ผู้รับจะเปิดอ่านการนำเสนอครั้งนี้
อย่ารวมรายชื่อทุก ๆ คนไว้ในข้อความ email ที่ส่ง
แต่ควรส่งเฉพาะรายชื่อผู้ที่ติดต่อด้วยอย่างเหมาะสม
เพื่อให้สามารถติดต่อกลับมาได้เฉพาะเจาะจง
หากเขาต้องการจะติดต่อกลับมาหาคุณ
(หมายเหตุ ควรใช้ BCC จะเฉพาะแต่ละคน)
3 ให้ยกเลิกการติดต่อได้
ไม่มีใครอยากติดต่อด้วย
ถ้ารู้สึกว่าถูกบังคับให้ต้องรับ email
แล้วต้องรับติดต่อกลับ
ควรเสนอทางเลือก
ที่จะไม่ติดต่อกลับมาได้
เรียบเรียงจาก Harvard Business Review
Management Tip of the Day (January 19,2011)
3 Rules for Making an Effective Email Introduction
Helping people make meaningful connections is a worthwhile task. But you need to consider the time and best interests of those you are connecting. If you've decided that the introduction is a win-win for both parties, here are three rules to follow:
1.Be clear about your motive.Explain immediately why you are making the introduction. What is the value that each of the parties brings?
2.Be careful with the "Cc."Unless you are 100% sure that the recipient is open to the introduction, don't include all parties on the message. Instead, send the introduction with the appropriate contact info so the person can follow up if she wants to.
3.Provide an "out." No one wants to feel forced into making a connection. Always give people an option to opt out.
ความคิดเห็น