เปลี่ยนข้อมูลเก่าเป็นทองคำ
ไม่มีกฎข้อใดที่ว่า
ต้องเป็นข้อมูลใหม่จึงจะเป็นประโยชน์
โดยความเป็นจริงแล้วการใช้ข้อมูลเก่าบางครั้ง
สามารถประหยัดเงินและเวลา
ในด้านกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูล
สามวิธีนี้เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นข้อมูลที่มีอยู่ในขณะนี้
ยังคงใช้การได้อยู่และเกี่ยวข้องกับการใช้งานในอนาคต :
1 พัฒนานโยบาย
ตัดสินใจว่าข้อมูลควรจัดเก็บ หรือยกเลิกการจัดเก็บ
ขึ้นอยู่กับกฏหมาย ระเบียบ คำสั่ง และหลักเกณฑ์ต่าง ๆ
ให้ระลึกไว้ว่าค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลจะถูกลงตลอดเวลา
แนวโน้มในการรักษาข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
ก็เป็นเรื่องความน่าจะเป็นที่ว่า
เมื่อใดก็ตามที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลเหล่านั้น
2. ทำให้ใช้ข้อมูลในอนาคตได้ง่าย
สร้างรูปแบบเอกสารพร้อมกับเทคนิคที่เหมาะสม
อธิบายถึงวิธีการใช้ข้อมูลอย่างละเอียด
และอธิบายถึงช่องว่างใด ๆ ที่มีอยู่ หรือข้อจำกัดที่มี
3. แปลงไฟล์เมื่อจำเป็น
ไม่มีใครสามารถทำนายอนาคต
แต่ให้คิดตลอดเวลาอย่างเอาใจใส่
เกี่ยวกับรูปแบบ/สกุลไฟล์ที่เก็บรักษา
พยายามเก็บข้อมูลในรูปแบบ/สกุลไฟล์
ที่จะสามารถอ่าน หรือเขียนได้อีกใน 10 หรือ 20 ปีข้างหน้า
เรียบเรียงจาก Harvard Business Review
Management Tip of the Day, March 16, 2011
3 Ways to Turn Old Data into Gold
There's no rule that data has to be new to be helpful. In fact, using old data can sometimes save you money and time in the collection process. Here are three ways to make sure the data you have now remains available and relevant for future use:
1. Develop a policy. Decide what information you should keep or discard based on a set of criteria. Remember that data storage costs are dropping all the time, so lean toward keeping things whenever possible.
2. Make data future-friendly. Create accompanying technical documents that explain how the data is used and describe any gaps or limitations.
3. Convert when necessary. No one can predict the future, but be thoughtful about what format you use. Try to keep data in formats that will be readable in 10 or 20 years.
ต้องเป็นข้อมูลใหม่จึงจะเป็นประโยชน์
โดยความเป็นจริงแล้วการใช้ข้อมูลเก่าบางครั้ง
สามารถประหยัดเงินและเวลา
ในด้านกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูล
สามวิธีนี้เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นข้อมูลที่มีอยู่ในขณะนี้
ยังคงใช้การได้อยู่และเกี่ยวข้องกับการใช้งานในอนาคต :
1 พัฒนานโยบาย
ตัดสินใจว่าข้อมูลควรจัดเก็บ หรือยกเลิกการจัดเก็บ
ขึ้นอยู่กับกฏหมาย ระเบียบ คำสั่ง และหลักเกณฑ์ต่าง ๆ
ให้ระลึกไว้ว่าค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลจะถูกลงตลอดเวลา
แนวโน้มในการรักษาข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
ก็เป็นเรื่องความน่าจะเป็นที่ว่า
เมื่อใดก็ตามที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลเหล่านั้น
2. ทำให้ใช้ข้อมูลในอนาคตได้ง่าย
สร้างรูปแบบเอกสารพร้อมกับเทคนิคที่เหมาะสม
อธิบายถึงวิธีการใช้ข้อมูลอย่างละเอียด
และอธิบายถึงช่องว่างใด ๆ ที่มีอยู่ หรือข้อจำกัดที่มี
3. แปลงไฟล์เมื่อจำเป็น
ไม่มีใครสามารถทำนายอนาคต
แต่ให้คิดตลอดเวลาอย่างเอาใจใส่
เกี่ยวกับรูปแบบ/สกุลไฟล์ที่เก็บรักษา
พยายามเก็บข้อมูลในรูปแบบ/สกุลไฟล์
ที่จะสามารถอ่าน หรือเขียนได้อีกใน 10 หรือ 20 ปีข้างหน้า
เรียบเรียงจาก Harvard Business Review
Management Tip of the Day, March 16, 2011
3 Ways to Turn Old Data into Gold
There's no rule that data has to be new to be helpful. In fact, using old data can sometimes save you money and time in the collection process. Here are three ways to make sure the data you have now remains available and relevant for future use:
1. Develop a policy. Decide what information you should keep or discard based on a set of criteria. Remember that data storage costs are dropping all the time, so lean toward keeping things whenever possible.
2. Make data future-friendly. Create accompanying technical documents that explain how the data is used and describe any gaps or limitations.
3. Convert when necessary. No one can predict the future, but be thoughtful about what format you use. Try to keep data in formats that will be readable in 10 or 20 years.
ความคิดเห็น