จัดการกับเรื่องร้องขอเร่งด่วน

ทุกวันนี้เราอยู่ในโลก
ที่มีการตอบสนองแบบสำเร็จรูป
ด้วยการที่ของปุ่มทำงานแบบง่าย ๆ
สามารถทำให้บางเรื่องบางอย่าง
ทำให้รู้สึกว่าเร่งด่วน

ครั้งต่อไปถ้าได้รับอีเมล
ที่มีเครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดง
หรือเสียงฝากข้อความในโทรศัพท์ตอน 10:00
ลองสามเคล็ดลับเพื่อกำหนดวิธีการตอบสนอง.-

อย่าคิดว่าเร่งด่วน คือ ทันที
พูดคุยกับเจ้านายหรือลูกค้า
เกี่ยวกับเีรื่องที่ต้องการจะมอบหมาย
และในเวลาที่มันจำเป็นจริงๆ
การตีความของพวกเขา
คำว่า "ทันที" อาจจะแตกต่างออกไป

ตอบรับ แต่ไม่จำำเป็นต้องทำ
บางครั้งลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานต้องการ
ได้รับคำมั่นสัญญาทัน
เพื่อวางแผนลงมือทำ
แต่ไม่จำเป็นต้องให้คำมั่นสัญญา
มากกว่านั้นในช่วงระยะสั้น

อธิบายในสิ่งที่จะทำ
และระยะเวลาที่ตั้งใจไว้
เพื่อให้แน่ใจว่าตรงตาม
ความต้องการของผู้ร้องขอ

เตรียมพร้อมที่จะพูดคำว่า ไม่
ในบางครั้งจำเป็นต้องแยกแยะ
ระหว่างวิกฤตที่แท้จริง
กับเสียงร้องของหมาป่า
(ร้องเรียกหากันในการล่าเหยื่อ)
แม้ว่าลูกค้าจะคิดว่าต้องการตอนนี้
แต่มันอาจจะดีที่สุดทีจะปฏิเสธ

เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, JULY 08, 2011
3 Tips for Dealing with an Urgent Request
We live in an instant-response world where a simple push of a button can make something feel urgent. Next time you get that email with the little red exclamation point or the voice mail at 10 p.m., try these three tips for determining how to respond:
Don't assume urgent means right now. Talk with your boss or your customer about what he wants to accomplish and when it's really needed. His interpretation of "immediately" may be different than yours.
Respond, but don't necessarily act. Sometimes a client or colleague wants you to commit right away to a plan of action, but doesn't need more than that in the short term. Explain what you will do and your intended timeline to be sure that meets her needs.
Be prepared to say no. At times, you need to discern between a true crisis and a cry of wolf. Even if your customer thinks he needs it right now, it may be best to decline.