ประชุมให้คุ้มค่า

เรื่องที่บ่นมากของคนทั่วไปเกี่ยวกับการทำงาน
ก็คือ มักจะถูกบังคับให้เข้าประชุมที่ไร้ค่าไร้ราคา
แน่นอน การประชุมเป็นวิธีที่สำคัญที่จะทำให้งานคืบหน้า
แทนที่จะทำให้ผู้คนต้องเสียเวลาในเรื่องนี้
ครั้งต่อไปนี้ ให้ทำตามสามขั้นตอนนี้
เพื่อทำให้การประชุมมีคุณค่ากับผู้เข้าร่วมประชุม

เชิญคนเข้าประชุมให้น้อยที่สุด
เพียงเชิญเฉพาะคนที่จำเป็นจะต้องเข้าร่วมประชุม
และผู้มีหน้าที่โดยตรงที่สามารถช่วยให้
บรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมได้เท่านั้น

เตรียมพร้อมและกระจายวาระการประชุมให้ทราบล่วงหน้า
ถ้าไม่มีระเบียบวาระการประชุมแจ้งให้ทราบก่อน
ไม่ต้องสงสัยเลยกับเรื่องเสียเวลาในการเห็นพ้องด้วย
กับสิ่งที่จะมีการทำให้เกิดขึ้นและวิธีการที่จะทำเรื่องนั้น

ใส่ใจกับเรื่องของ เวลา 
พยายามประมาณการว่าจะใช้เวลานานเท่าไหร่
เพื่อให้กลุ่มสามารถบรรลุวัตถุประสงค์
ทำให้การประชุมสั้นที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ 
ในขณะที่ยังต้องการให้บรรลุวัตถุประสงค์  
ถ้าเข้าประชุมสาย  อย่าให้คนอื่นต้องเสียเวลา
ให้กำหนดตารางติดตามผลการการประชุมครั้งต่อไป

เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, MARCH 22, 2011
Make Your Meeting Worthwhile
A common complaint people have about work is that they are often forced to suffer through worthless meetings. Yet, meetings are an important way to get work done. Instead of wasting people's time, follow these three steps to make your meeting valuable to attendees:

Keep it small. Only invite people who need to attend and who can directly help achieve the meeting's objectives.
Prepare and circulate an agenda. Without an agenda, you'll no doubt waste time agreeing on what you are there to do and how you'll do it.
Be mindful of time. Always underestimate how much a group can accomplish. Keep the meeting as short as possible while still achieving its objectives. If you go late, don't hold people captive, schedule a follow up meeting.