สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในตารางการประชุม

การจัดตารางการประชุมเป็นเรื่องยาก
ยิ่งการหาเวลาที่เหมาะสมกับคน 15 คนที่มีช่วงเวลาสี่โซน(เขตแบ่งเวลาระหว่างประเทศ)จะกลายเป็นตรรกะของเรื่องฝันร้ายทีเีดียวนี่คือสามอย่างที่ควรเก็บไว้ในใจ 
ในครั้งต่อไปที่งานยากลำบากตกใส่ตัก

อย่าลืมว่าใครที่สำคัญที่สุด
ในการประชุมทุกครั้ง จะมีใครบางคนที่เข้าร่วมประชุมด้วย
ที่มีความสำคัญมากที่สุด: ลูกค้า, หุ้นส่วนอาวุโส
ค้นเวลาประชุมที่ดีที่สุดสำหรับคนเหล่านั้น

อย่าส่ง คำขอที่ว่างเปล่าเพื่อให้ได้งานที่ต้ัองการ
การขอให้คนที่มีช่วงเวลาว่าง "ในอีกไม่กี่สัปดาห์ถัดไป"
มันไม่ชัดเจนและคลุมเครือ
เมื่อมีทางเลือกบางอย่าง
ให้ถามคนที่ให้คำตอบได้
เป็นการเฉพาะเจาะจงและระบุเวลา

อย่ายืนยันเวลาเมื่อยังไม่ชัดเจน
อย่าระบุเวลาในตารางปฏิทิน
จนกว่าจะำได้รับคำยืนยันจากคนสำคัญ
ถ้าไม่ต้องการที่จะกลับไปพบลูกค้า
หรือผู้บริหารระดับอาวุโส
เื่พื่อจะบอกแต่เพียงว่า
ประชุมในเวลาที่ต้องการไม่ได้แล้ว

เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, JUNE 01, 2011
3 Things to Avoid when Scheduling Meetings
Scheduling meetings is hard. Finding a time that works for 15 people in four time zones can be a logistical nightmare. Here are three things to keep in mind next time this arduous task falls in your lap:

Don't forget who's most important. All meetings have someone whose attendance is most critical: the client, a senior partner. Find out what times work best for those people.
Don't send a blanket request for availability. Asking people when they are free "in the next few weeks" is too open-ended and ambiguous. Once you have some options, ask people to respond to specific times.
Don't commit without sign off. Hold the time on the calendar until you confirm it with the key players. You never want to go back to clients or senior people and tell them their preferred time doesn't work.