รู้จักผู้่อ่านก่อนเขียนให้อ่าน
การสื่อสารเหมือนกับการเล่นกีฬา
ที่ทั้งสองฝ่ายตอบโต้ซึ่งกันและกัน
เช่นเดียวกันผู้เขียนก็ไม่ทราบว่า
เรื่องที่เขียนไปนั้นจะเกี่ยวข้องกับผู้อ่าน
หรือผู้อ่านจะสนใจด้วยหรือไม่
หากไม่รู้เกี่ยวกับผู้อ่านเลย
อาจทำให้ความคิดบางอย่าง
มองข้ามผู้อ่านไป
ให้ลองพิจารณาถึงเป้าหมาย
ลำดับความสำคัญของผู้อ่าน
สิ่งที่กระตุ้นความสนใจผู้อ่าน
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเสียงตอบรับที่ทรงคุณค่า
จะทำให้มีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา
แล้วเขียนเนื้อหาที่โดนใจผู้อ่าน
โดยให้ความสำคัญกับเรื่อง
ที่ผู้อ่านสนใจมากที่สุด
หากกำลังเขียนบันทึกให้กับเพื่อนร่วมงาน
ให้ลองพิจารณาว่าพวกเขา
จะตีความหรือเข้าใจเนื้อหา
ที่ได้รับจากจดหมาย
จะสื่อความหมายเนื้อหาอย่างไรบ้าง
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับความรู้ความเข้าใจ
ตำแหน่งงานกับอายุงานในที่ทำงาน
หรือถ้าต้องตอบสนองกับคำร้องขอ
ของผู้รับบริการที่ยื่นข้อเรียกร้อง/ข้อเสนอ
เรื่องที่จำเป็นต้องระบุไว้ในคำร้อง/ข้อร้องเรียน
แต่ทั้งนี้ ยังต้องคิดให้มากขึ้นเกี่ยวกับ
อุตสาหกรรมของลูกค้าที่รับบริการ
ขนาดของบริษัท และวัฒนธรรมองค์กร
เพื่อทำให้ง่ายขึ้น ให้ลองพิจารณา
หาทางเลือกที่ชาญฉลาด
คนที่เป็นตัวแทนสมาชิกของผู้รับบริการ
ที่ไม่ได้เป็นผู้เชี่ยวชาญ
หรือให้คิดค้นในอีกแบบหนึ่ง
และโดยเน้นไปที่การเขียนสำหรับคนเหล่านั้น
ข้อความที่เขียนจะสามารถเข้าใจเข้าถึง
และโน้มน้าวจิตใจผู้อ่านทุกคน
ให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการเขียนไว้
เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, JANUARY 29, 2013
Before You Write Anything, Know Your Readers
Communication is a two-way exercise. Without knowing something about your readers, you'll rarely get your ideas across. Consider their goals and priorities and what motivates them. Depending on what your recipients value, your tone will change and so will your content. Highlight the things they care about most. If you're writing a memo to colleagues, for example, consider how they'll interpret what you're saying based on their levels in the organization. Or if you're responding to a client's request for proposal, address every need outlined in the RFP — but also think about the client's industry, company size, and culture. To make this easier, consider choosing an intelligent, non-specialist member of the audience — or invent one — and focus on writing for that person. Your message will be more accessible and persuasive to all your readers as a result.
ที่ทั้งสองฝ่ายตอบโต้ซึ่งกันและกัน
เช่นเดียวกันผู้เขียนก็ไม่ทราบว่า
เรื่องที่เขียนไปนั้นจะเกี่ยวข้องกับผู้อ่าน
หรือผู้อ่านจะสนใจด้วยหรือไม่
หากไม่รู้เกี่ยวกับผู้อ่านเลย
อาจทำให้ความคิดบางอย่าง
มองข้ามผู้อ่านไป
ให้ลองพิจารณาถึงเป้าหมาย
ลำดับความสำคัญของผู้อ่าน
สิ่งที่กระตุ้นความสนใจผู้อ่าน
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเสียงตอบรับที่ทรงคุณค่า
จะทำให้มีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา
แล้วเขียนเนื้อหาที่โดนใจผู้อ่าน
โดยให้ความสำคัญกับเรื่อง
ที่ผู้อ่านสนใจมากที่สุด
หากกำลังเขียนบันทึกให้กับเพื่อนร่วมงาน
ให้ลองพิจารณาว่าพวกเขา
จะตีความหรือเข้าใจเนื้อหา
ที่ได้รับจากจดหมาย
จะสื่อความหมายเนื้อหาอย่างไรบ้าง
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับความรู้ความเข้าใจ
ตำแหน่งงานกับอายุงานในที่ทำงาน
หรือถ้าต้องตอบสนองกับคำร้องขอ
ของผู้รับบริการที่ยื่นข้อเรียกร้อง/ข้อเสนอ
เรื่องที่จำเป็นต้องระบุไว้ในคำร้อง/ข้อร้องเรียน
แต่ทั้งนี้ ยังต้องคิดให้มากขึ้นเกี่ยวกับ
อุตสาหกรรมของลูกค้าที่รับบริการ
ขนาดของบริษัท และวัฒนธรรมองค์กร
เพื่อทำให้ง่ายขึ้น ให้ลองพิจารณา
หาทางเลือกที่ชาญฉลาด
คนที่เป็นตัวแทนสมาชิกของผู้รับบริการ
ที่ไม่ได้เป็นผู้เชี่ยวชาญ
หรือให้คิดค้นในอีกแบบหนึ่ง
และโดยเน้นไปที่การเขียนสำหรับคนเหล่านั้น
ข้อความที่เขียนจะสามารถเข้าใจเข้าถึง
และโน้มน้าวจิตใจผู้อ่านทุกคน
ให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการเขียนไว้
เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, JANUARY 29, 2013
Before You Write Anything, Know Your Readers
Communication is a two-way exercise. Without knowing something about your readers, you'll rarely get your ideas across. Consider their goals and priorities and what motivates them. Depending on what your recipients value, your tone will change and so will your content. Highlight the things they care about most. If you're writing a memo to colleagues, for example, consider how they'll interpret what you're saying based on their levels in the organization. Or if you're responding to a client's request for proposal, address every need outlined in the RFP — but also think about the client's industry, company size, and culture. To make this easier, consider choosing an intelligent, non-specialist member of the audience — or invent one — and focus on writing for that person. Your message will be more accessible and persuasive to all your readers as a result.
ความคิดเห็น