รบกับ email ที่ท่วมท้น

กล่องจดหมายใน email เกือบเต็มขีดจำกัดแล้ว ? 
เริ่มขาดการติดต่อกับคนที่กำลังรอคำตอบ ?
คนส่วนใหญ่ต้องดิ้นรน
เพื่อให้ข้อความในจดหมายอยู่ลำดับแรก ๆ ของ e-mail
นี่คือ สามกลยุทธ์ที่อาจช่วยได้
 
ตอบทางโทรศัพท์
การโทรศัพท์ตอบกลับโดยด่วน
มักจะสามารถขจัด email ได้หลายสิบเรื่อง
การพูดคุยเพียงห้านาที
อาจจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการร่าง/ตอบข้อความต่าง ๆ
ที่ต้องมีการอธิบายเรื่องราว/เหตุผลต่าง ๆ
ให้อีกฝ่ายได้รับทราบข้อมูลที่เพียงพอ

อย่าส่งมั่ว
ถ้าข้อความที่กำลังจะส่งไปให้เพื่อนร่วมงาน
เป็นเรื่องราวที่น่าสนใจให้กับผู้รับ
รวมถึงบุคคลที่อยู่ในกลุ่มทั้งหมดด้วย
แต่ถ้าไม่ใช่
ให้แยกรายชื่อคนที่ไม่ต้องการจะส่ง
ออกจากกลุ่มนั้นทั้งหมดให้บอกเพื่อนร่วมงาน
เพื่อทำแบบเดียวกันด้วย
 
อย่าพกพาสมาร์ทโฟน
เมื่อมีเวลาเพียงไม่กี่นาที
ในระหว่างช่วงการประชุม 
อย่าตอบกลับ e-mail 
ด้วยแป้นพิมพ์เล็ก ๆ บนมือถือ
รอจนกว่าจะกลับมาที่โต๊ะทำงานแล้ว
ให้ใช้แล็ปท็อปหรือแท็บเล็ต 
ที่สามารถตอบกลับด้วยความถนัดมือ
จะย่นระยะเวลาทำงานลงได้มาก 

เรียบเรียงจาก  Harvard Business Review,
Management Tip of the Day,JANUARY 17, 2013
3 Ways to Battle E-mail Overload
Has your inbox reached its size limit? Have you lost track of who's waiting for a response? Most people struggle to stay on top of e-mail. Here are three tactics that might help:
Reply by phone. Quick calls can often eliminate dozens of e-mails. A five-minute chat may be more efficient than crafting a message that adequately explains the situation.
Do not copy. If a message you're sending requires a recipient's attention, include that person in the "to" field; if not, leave them off entirely. Tell colleagues to do the same.
Put down the smartphone. When you have a few minutes between meetings, don't respond to e-mail on your mobile's tiny keyboard. Wait until you're back at your desk or with your laptop or tablet, when you can craft a better response in less time.