Email ที่น่าเบื่อหน่าย
ไม่มีใครอยากให้งานเขียนของตนเอง
กลายเป็นเรื่องที่ทำให้ผู้อ่านง่วงเหงาหาวนอน
แต่ก็ยังมีผู้จัดการอีกหลายคน
ที่เขียนอีเมลได้น่าเบื่อหน่าย ซ้ำซาก
รกรุงรังไปด้วยรายงานและตัวอักษร
เพื่อทำให้ผู้รับจดหมายอยากอ่าน
ให้ลองใช้วิธีการดังต่อไปนี้
ใช้คำสรรพนามแืทนตนเองอย่างฉลาด
ไม่ใช้คำว่า ผม มากเกินไป
พยายามที่จะไม่เริ่มต้นย่อหน้าด้วยคำว่า ผม
หรือประโยคที่ต่อเนื่องด้วยคำ ๆ นี้
แต่ให้ใช้คำว่า ผม ลดน้อยลงไปอย่างมาก
ด้วยการแทนที่คำว่า เรา พวกเรา คุณ พวกคุณ ของคุณ ของพวกคุณ
ถ้อยคำเหล่านี้ คือ คำพูดที่เป็นมิตรเป็นกันเอง
มีส่วนดึงดูดผู้อ่านให้สนใจและรับรู้ร่วมกัน
ใช้คำย่อ
เลิกหวั่นเกรงที่จะใช้คำย่อ
แม้ว่าจะได้รับการอบรมมาว่าอย่าใช้
คำแบบนี้เช่น ต. อ. จ. พรบ. รธน.
หรือคำย่อหน่วยงานที่รู้กันดีเช่น ปปง. DSI
การใช้ถ้อยคำเต็มจะทำให้เยิ่นเย้อยืดยาวเสียเวลาอ่าน
เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่สำคัญกับงานเขียนไม่ดี
หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำประเภท ผู้ถูกกระทำ
เพราะความสลับซ้บซ้อนในการตีความ
ว่าเป็นผู้กระทำหรือผู้ถูกกระทำ
ถ้าเป็นไปได้ให้เขียนแบบผู้กระำทำ
เช่น เอกสารปกปิดถูกจัดทำขึ้นโดยซู
ให้เขียนว่า ซูจัดเตรียมเอกสารปกปิด
เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day,APRIL 24, 2013
Don't Bore Your Audience with Your Writing
No one wants their writing to put readers to sleep. And yet, many managers write boring and repetitive e-mails, reports, and letters. To keep your readers engaged, try the following:
Use personal pronouns skillfully. Don't overuse I (try not to begin paragraphs or successive sentences with it), but do lean heavily on we, our, you, and your. Those are friendly words that pull readers in.
Use contractions. Let go of your fear of contractions. You may have been taught to avoid phrases like "can't" and "that's," but they counteract stuffiness, a major cause of poor writing.
Avoid passive voice. Passive voice results in convoluted, backward-sounding sentences. When possible, give every action an active voice. Don't write, "The closing documents were prepared by Sue"; instead write, "Sue prepared the closing documents."
กลายเป็นเรื่องที่ทำให้ผู้อ่านง่วงเหงาหาวนอน
แต่ก็ยังมีผู้จัดการอีกหลายคน
ที่เขียนอีเมลได้น่าเบื่อหน่าย ซ้ำซาก
รกรุงรังไปด้วยรายงานและตัวอักษร
เพื่อทำให้ผู้รับจดหมายอยากอ่าน
ให้ลองใช้วิธีการดังต่อไปนี้
ใช้คำสรรพนามแืทนตนเองอย่างฉลาด
ไม่ใช้คำว่า ผม มากเกินไป
พยายามที่จะไม่เริ่มต้นย่อหน้าด้วยคำว่า ผม
หรือประโยคที่ต่อเนื่องด้วยคำ ๆ นี้
แต่ให้ใช้คำว่า ผม ลดน้อยลงไปอย่างมาก
ด้วยการแทนที่คำว่า เรา พวกเรา คุณ พวกคุณ ของคุณ ของพวกคุณ
ถ้อยคำเหล่านี้ คือ คำพูดที่เป็นมิตรเป็นกันเอง
มีส่วนดึงดูดผู้อ่านให้สนใจและรับรู้ร่วมกัน
ใช้คำย่อ
เลิกหวั่นเกรงที่จะใช้คำย่อ
แม้ว่าจะได้รับการอบรมมาว่าอย่าใช้
คำแบบนี้เช่น ต. อ. จ. พรบ. รธน.
หรือคำย่อหน่วยงานที่รู้กันดีเช่น ปปง. DSI
การใช้ถ้อยคำเต็มจะทำให้เยิ่นเย้อยืดยาวเสียเวลาอ่าน
เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่สำคัญกับงานเขียนไม่ดี
หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำประเภท ผู้ถูกกระทำ
เพราะความสลับซ้บซ้อนในการตีความ
ว่าเป็นผู้กระทำหรือผู้ถูกกระทำ
ถ้าเป็นไปได้ให้เขียนแบบผู้กระำทำ
เช่น เอกสารปกปิดถูกจัดทำขึ้นโดยซู
ให้เขียนว่า ซูจัดเตรียมเอกสารปกปิด
เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day,APRIL 24, 2013
Don't Bore Your Audience with Your Writing
No one wants their writing to put readers to sleep. And yet, many managers write boring and repetitive e-mails, reports, and letters. To keep your readers engaged, try the following:
Use personal pronouns skillfully. Don't overuse I (try not to begin paragraphs or successive sentences with it), but do lean heavily on we, our, you, and your. Those are friendly words that pull readers in.
Use contractions. Let go of your fear of contractions. You may have been taught to avoid phrases like "can't" and "that's," but they counteract stuffiness, a major cause of poor writing.
Avoid passive voice. Passive voice results in convoluted, backward-sounding sentences. When possible, give every action an active voice. Don't write, "The closing documents were prepared by Sue"; instead write, "Sue prepared the closing documents."
ความคิดเห็น