กำหนดโควต้ารับส่ง Email
ถ้าได้พยายามทุกวิถีทางตามขั้นตอนพื้นฐาน
ในการจัดการกับ email ประจำวันแล้ว
แต่ยังคงมีความรู้สึกจมปลักอยู่กับจำนวน email แต่ละวัน
ลองกำหนดและตั้งค่าโควต้าการรับส่ง email
แนวคิด คือ ยิ่งส่ง email มาก ยิ่งได้รับ email มากขึ้น
สมมติว่า ทุกครั้งที่ส่ง email ออกไป
จะมีคนตอบกลับจำนวน 4-10 คน
ผลก็คือ กำลังสร้างงานให้กับตนเองด้วยข้อความแต่ละ email
เริ่มจำกัดจำนวนของหัวข้อเรื่องที่จะเริ่มต้นทำงานในแต่ละวัน
สำหรับข้อความขาเข้า และประมาณการจำนวน email
ที่แต่ละคนจะสร้าง/ส่ง แล้วกำหนดโควต้าประจำวัน
ใช้ตัวกรอง Filter เพื่อจัดเรียง email ใน inbox แล้วเก็บไว้ใน Folder
เฉพาะข้อความ/บุคคลที่สำคัญที่สุดจะอยู่บนกล่องจดหมาย
ส่วน email อื่น ๆ จัดเก็บข้อความ/บุคคลอื่น ๆ บน Folder ทางเลือก
รักษากฎเกณฑ์ดังกล่าวไว้จนกระทั่งงานประจำวัน
บนกล่องจดหมาย email ต่ำกว่าโควต้าที่ได้ตั้งค่าไว้
เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, MAY 8, 2013
Set an Email Quota and Stick to It
If you've tried all of the basic ways to manage your email, but are still feeling overwhelmed, try setting quotas. The idea is that the more messages you send, the more you get. Assume that every email you send will generate 4–10 responses, so you're creating work for yourself with each message. Limit the number of threads you initiate each day. For incoming messages, estimate the number of emails each will generate and make that your daily quota. Use filters to sort incoming mail and keep all but the most crucial messages out of your inbox. Auto-file other messages in alternative folders. Keep adding rules until your daily inbox volume falls below the quota you've set.
ในการจัดการกับ email ประจำวันแล้ว
แต่ยังคงมีความรู้สึกจมปลักอยู่กับจำนวน email แต่ละวัน
ลองกำหนดและตั้งค่าโควต้าการรับส่ง email
แนวคิด คือ ยิ่งส่ง email มาก ยิ่งได้รับ email มากขึ้น
สมมติว่า ทุกครั้งที่ส่ง email ออกไป
จะมีคนตอบกลับจำนวน 4-10 คน
ผลก็คือ กำลังสร้างงานให้กับตนเองด้วยข้อความแต่ละ email
เริ่มจำกัดจำนวนของหัวข้อเรื่องที่จะเริ่มต้นทำงานในแต่ละวัน
สำหรับข้อความขาเข้า และประมาณการจำนวน email
ที่แต่ละคนจะสร้าง/ส่ง แล้วกำหนดโควต้าประจำวัน
ใช้ตัวกรอง Filter เพื่อจัดเรียง email ใน inbox แล้วเก็บไว้ใน Folder
เฉพาะข้อความ/บุคคลที่สำคัญที่สุดจะอยู่บนกล่องจดหมาย
ส่วน email อื่น ๆ จัดเก็บข้อความ/บุคคลอื่น ๆ บน Folder ทางเลือก
รักษากฎเกณฑ์ดังกล่าวไว้จนกระทั่งงานประจำวัน
บนกล่องจดหมาย email ต่ำกว่าโควต้าที่ได้ตั้งค่าไว้
เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, MAY 8, 2013
Set an Email Quota and Stick to It
If you've tried all of the basic ways to manage your email, but are still feeling overwhelmed, try setting quotas. The idea is that the more messages you send, the more you get. Assume that every email you send will generate 4–10 responses, so you're creating work for yourself with each message. Limit the number of threads you initiate each day. For incoming messages, estimate the number of emails each will generate and make that your daily quota. Use filters to sort incoming mail and keep all but the most crucial messages out of your inbox. Auto-file other messages in alternative folders. Keep adding rules until your daily inbox volume falls below the quota you've set.
ความคิดเห็น