จัดการประชุมเรื่องที่นอกประเด็น
เมื่อใครบางคนทำำให้การประชุมต้องล้มเหลว
เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่าพวกเขากำลังมีปัญหา
และการแก้ปัญหาคือการคุมบังเหียนพวกเขา
แต่สมมติฐานนี้อาจจะนอกลู่นอกทางก็เป็นได้
สำหรับการจัดการประชุมให้ราบรื่น ลองใช้เทคนิคเหล่านี้
ระบุอะไรบ้างที่ต้องครอบคลุม
ถ้าทีมงานยังไม่เห็นด้วยอย่างชัดเจน
ในเป้าหมายวัตถุประสงค์และหัวข้อการประชุม
การตีความก็จะแตกต่างกันออกไป
เริ่มต้นการประชุมด้วยการพูดบางสิ่งบางอย่างเช่น
" ตามความเข้าใจของผม วัตถุประสงค์การประชุมครั้งนี้คือ X
มีใครบ้างที่เข้าใจแตกต่างจากประเด็นเรื่องนี้
หรือคิดว่าพวกเราจำเป็นที่จะต้องเพิ่มอะไรอีกบ้าง ? "
พักลมหายใจสักครู่ก่อนเริ่มหัวข้อประชุมใหม่
เพื่อเปิดโอกาสให้คนบางคนที่จะ รื้อฟื้นปัญหา
ที่ได้มีการอภิปราบกันอย่างเต็มที่แล้ว
ให้ถามว่ามีใครต้องการเพิ่มเติมประเด็นใดบ้าง
ก่อนที่จะไปเริ่มต้นหัวข้อการประชุมเรื่องใหม่
ทำให้การติดต่อสื่อสารที่สดใส
ถ้าคุณเห็นด้วยกับเรื่องที่มีการอภิปราย
แต่มีบางคนทีดูเหมือนว่ายังไม่เห็นด้วย
ให้สอบถามและขอคำอธิบายประเด็นที่สัมพันธ์เกี่ยวข้อง
คุณอาจได้เรียนรู้เรื่องประเด็นที่สัมพันธ์
ที่คุณยังไม่ได้พิจารณาในประเด็นดังกล่าว
หากเป็นเช่นนั้น ให้ทีมงานตัดสินใจว่า
จะศึกษาความคิดเรื่องนี้อย่างถี่ถ้วนหรือไม่ในตอนนี้
หรือถ้าเรื่องนี้ไม่สัมพันธ์เกี่ยวข้อง
แต่ยังมีความสำคัญให้อยู่ในวาระการประชุมครั้งหน้า
เรียบเรียงจาก
Management Tip of the Day: How to Handle a Meeting Gone Off-Track
Harvard Business Review, November 20, 2013
When someone derails a meeting, it’s easy to assume that they’re the problem and the solution is to rein them in—but your assumptions may also be off-track. For smoother meetings, try these techniques:
Define what will be covered. If your team doesn’t explicitly agree on the meeting’s purpose and topic, interpretations will differ. Start your meeting by saying something like, “My understanding of the purpose of this meeting is X; does anyone have a different understanding, or think we need to add anything?”
Take a breath before a new topic. To reduce the chance that people will reintroduce issues that have been fully discussed, ask if anyone has something to add before moving on to a new topic.
Make fresh connections. If you’ve agreed on what to discuss and someone still seems off-track, ask her to explain how the topics are related. You might learn of a correlation that you hadn’t considered; if so, let the team decide whether to explore the idea now or, if it’s unrelated but still important, at a future meeting.
เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่าพวกเขากำลังมีปัญหา
และการแก้ปัญหาคือการคุมบังเหียนพวกเขา
แต่สมมติฐานนี้อาจจะนอกลู่นอกทางก็เป็นได้
สำหรับการจัดการประชุมให้ราบรื่น ลองใช้เทคนิคเหล่านี้
ระบุอะไรบ้างที่ต้องครอบคลุม
ถ้าทีมงานยังไม่เห็นด้วยอย่างชัดเจน
ในเป้าหมายวัตถุประสงค์และหัวข้อการประชุม
การตีความก็จะแตกต่างกันออกไป
เริ่มต้นการประชุมด้วยการพูดบางสิ่งบางอย่างเช่น
" ตามความเข้าใจของผม วัตถุประสงค์การประชุมครั้งนี้คือ X
มีใครบ้างที่เข้าใจแตกต่างจากประเด็นเรื่องนี้
หรือคิดว่าพวกเราจำเป็นที่จะต้องเพิ่มอะไรอีกบ้าง ? "
พักลมหายใจสักครู่ก่อนเริ่มหัวข้อประชุมใหม่
เพื่อเปิดโอกาสให้คนบางคนที่จะ รื้อฟื้นปัญหา
ที่ได้มีการอภิปราบกันอย่างเต็มที่แล้ว
ให้ถามว่ามีใครต้องการเพิ่มเติมประเด็นใดบ้าง
ก่อนที่จะไปเริ่มต้นหัวข้อการประชุมเรื่องใหม่
ทำให้การติดต่อสื่อสารที่สดใส
ถ้าคุณเห็นด้วยกับเรื่องที่มีการอภิปราย
แต่มีบางคนทีดูเหมือนว่ายังไม่เห็นด้วย
ให้สอบถามและขอคำอธิบายประเด็นที่สัมพันธ์เกี่ยวข้อง
คุณอาจได้เรียนรู้เรื่องประเด็นที่สัมพันธ์
ที่คุณยังไม่ได้พิจารณาในประเด็นดังกล่าว
หากเป็นเช่นนั้น ให้ทีมงานตัดสินใจว่า
จะศึกษาความคิดเรื่องนี้อย่างถี่ถ้วนหรือไม่ในตอนนี้
หรือถ้าเรื่องนี้ไม่สัมพันธ์เกี่ยวข้อง
แต่ยังมีความสำคัญให้อยู่ในวาระการประชุมครั้งหน้า
เรียบเรียงจาก
Management Tip of the Day: How to Handle a Meeting Gone Off-Track
Harvard Business Review, November 20, 2013
When someone derails a meeting, it’s easy to assume that they’re the problem and the solution is to rein them in—but your assumptions may also be off-track. For smoother meetings, try these techniques:
Define what will be covered. If your team doesn’t explicitly agree on the meeting’s purpose and topic, interpretations will differ. Start your meeting by saying something like, “My understanding of the purpose of this meeting is X; does anyone have a different understanding, or think we need to add anything?”
Take a breath before a new topic. To reduce the chance that people will reintroduce issues that have been fully discussed, ask if anyone has something to add before moving on to a new topic.
Make fresh connections. If you’ve agreed on what to discuss and someone still seems off-track, ask her to explain how the topics are related. You might learn of a correlation that you hadn’t considered; if so, let the team decide whether to explore the idea now or, if it’s unrelated but still important, at a future meeting.
ความคิดเห็น