ติดตามผลการประชุมครั้งหน้า

การประชุมสามารถทำให้พ้นมือ
(พ้นจากความรับผิดชอบ)
ด้วยการจัดการกับคนที่ชอบพูด
นอกเรื่องนอกประเด็นหรือพูดซะยืดยาว
วิธีการที่ทำให้การประชุมเป็นไปอย่างเคร่งครัด
โดยไม่ต้องเป็นผู้ควบคุมงานประชุม
หรือทำลายความคิดสร้างสรรค์ผู้เข้าร่วมประชุม

เรื่องต้องทำก่อน
ทำให้เป้าหมายการประชุมชัดเจน
ส่งวาระการประชุมล่วงหน้า
และให้พิจารณาถึงเรื่อง/รายการ
แจ้งให้ทราบว่าจะไม่มีการพูด
หรือมีการอภิปรายกันอีกในที่ประชุม

รวมรวมคนที่ชอบทำผิดในเวลาประชุม
การประชุมจะรับมือยาก/จัดการประชุม
ถ้ามีคนเข้าประชุมมากเกินไปอยู่ในห้อง
ถ้ารู้ตัวผู้เข้าประชุมคนใดมีแนวโน้ม
ที่มักจะผูกขาดเวลาประชุมไว้แต่คนเดียว
ให้พูดคุยกับเขาก่อนเข้าห้องประชุม
และขอร้องให้เขาให้ความเห็นให้น้อยที่สุด
ในการให้คนอื่น ๆ จะได้ยินได้ฟัง

จบการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
หารือสรุปผลเกี่ยวกับการประชุม
ในขั้นตอนต่อไป
หาผู้รับผิดชอบสำหรับข้อสรุป
และเมื่อไร/เวลาใดที่จะทำให้เสร็จสิ้น

หลังจากนั้นส่งการติดตามผลทางอีเมล
เพื่อให้ทุกคนยังคงจำเรื่องที่ประชุมได้
และยังรับรู้และรับผิดชอบข้อสรุปในที่ประชุม

เรียบเรียงจาก
Management Tip of the Day: Three Ways to Keep Your Next Meeting on Track

Harvard Business Review,January 28, 2014

Meetings can easily get out of hand, with people wandering off on tangents or giving long speeches. How can you keep meetings focused without being a taskmaster or squashing creativity? 

Beforehand, make the meeting purpose clear and send out an agenda. Also consider sending a list of things that won’t be discussed in the meeting.

Include only those who are critical to the conversation; meetings can get unmanageable if there are too many people in the room. If you know an attendee tends to monopolize meeting time, talk to him before you get in the room and ask him to keep comments to a minimum to allow others to be heard.

End the meeting productively. Discuss next steps, who’s responsible for them, and when they’ll get done. Afterward, send a follow-up e-mail so everyone will remain clear and accountable.