สร้างกฎการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

กฎของอีเมลจะทำให้โปรแกรมการใช้งานอีเมล
สามารถจัดการข้อความบางประเภทที่ต้องการได้
กฎแต่ละข้อจะมีเกณฑ์ที่กำหนดประเภทข้อความสองอย่าง
ด้วยการกำหนดเกณฑ์การตัดสินใจว่า
ข้อความทั่วไปจะเป็นไปตามกฎข้อแรก
ส่วนข้อความที่ต้องลงมือทำหรือต้องตอบกลับ
จะใช้กฎโดยเฉพาะอีกกฎหนึ่ง

กฎเกณฑ์เหล่านี้จะทำให้มีผลอย่างมาก
ต่อการใช้งานอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่น ตั้งค่ากฎ "เวลา"
เพื่อปัดคำร้องทั้งหมดในการเชิญเข้าร่วมประชุม
และการรับรองรายงานการประชุม
ให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่แยกต่างหาก
แล้วตรวจสอบเพียงครั้งเดียวหรือสองครั้งต่อวัน

อีกทั้งคุณยังสามารถเขียนกฎยกเว้นกฎ
เพื่อให้ทำเครื่องหมายปักธงเรื่องเร่งด่วน
ในกล่องจดหมายของคุณไว้ได้
โดยไม่ย้ายไปกล่องตามโฟลเดอร์ที่ตั้งไว้ได้


เรียบเรียงจาก
Management Tip of the Day: Make Email More Efficient with Built-In Rules
Harvard Business Review, February 21, 2014

A mail rule tells your email program how to handle certain kinds of messages. Each rule is made up of two parts: the criteria that determine whether a particular message will trigger a rule, and the action or actions that run once the rule is triggered. Rules can have a dramatic effect on your email efficiency. For example, set up a “scheduling” rule to shunt all scheduling requests, meeting invitations, and meeting acceptances to a separate folder for review once or twice a day. You can even write your rule with exceptions so that anything marked urgent lands in your inbox, not your “scheduling” folder.