ระบุงานที่แยกได้ชันเจนก่อนใช้อีเมล์

เป็นเรื่องยุ่งยากมากที่จะแยกแยะ
ระหว่างกระบวนการใช้งานอีเมล
กับการทำงานประจำของคุณ
" เพียงแค่ตรวจสอบอีเมล "
แต่สิ่งต่อไปที่คุณรู้ก็คือว่า
ต้องลงลึกลงไปในแฟ้ม Excel
คำนวณตัวเลขงบประมาณล่าสุด
เพื่อให้สามารถตอบกลับข้อความ

ในขณะที่ข้อความใหม่เข้ามาต่อเนื่อง
จนกล่องอีเมล์กองพะเนินเทินทึกมากขึ้น
ถ้าคุณสามารถแยกอีเมล์ออกเป็น
ประเภทงานอ่านและงานต้องตอบกลับ
จากบรรดาอีเมล์ที่แฝงตัวเข้ามาในบางครั้ง
ยิ่งเร็วเท่าไรยิ่งดีถ้าคุณสามารถจัดการกับอีเมล์
และตอบกลับงานที่ต้องทำได้เสร็จสิ้น

กฎที่ดี คือ
อยู่กับอีเมลช่วงเวลาที่กำหนดใช้อีเมล
เรื่องอะไรก็ตามที่ทำให้คุณต้องเปิดเบราว์เซอร์
หรือเอกสารที่ต้องอ่านด้วย Word
ให้หยิบโทรศัพท์ขึ้นมาแล้วโทรศัพท์ไปหา
หรือเดินไปยังโต๊ะทำงานเพื่อนร่วมงาน
ในการบริหารจัดการกับงานที่แยกได้ชัดเจน

เรียบเรียงจาก
Management Tip of the Day: Identify Discrete Tasks to Get Through Your Email Faster

Harvard Business Review, March 06, 2014

It can be tricky to distinguish between processing your email and doing your work. You’re “just checking your email,” and the next thing you know, you’re deep in an Excel file, calculating the latest budget figures so that you can reply to a message — while new messages pile up. The more you can separate the job of reading and replying to email from the tasks that are sometimes embedded in your correspondence, the faster you’ll be able to get through your inbox and actually get on to those tasks. A good rule: stay within your email program during email time. Anything that requires you to open a browser or Word document, pick up the phone, or walk over to a colleague’s desk is by definition a discrete task.