อย่าเชื่อว่าทุกเรื่องเร่งด่วน

ในวัฒนธรรมทางธุรกิจที่เร่งรีบ
ทีมงานขนาดเล็กกับการมีปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น
จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะรับทำงานทุกอย่าง
ให้แล้วเสร็จอย่างเร็วเท่าที่เราต้องการ
แน่นอนบางงานและบางโครงการ
ที่จำเป็นต้องการความเร่งด่วนมากกว่างานอื่น ๆ

แต่ถ้าเราพิจารณาว่าทุกเรื่องเร่งด่วนไปหมด
เราจะเข้าไปแทรกแซงลำดับงานที่วางไว้
และสร้างความสับสนกับลำดับของงาน
ความสำคัญของงานที่แท้จริง
ความท้าทายกับวัฒนธรรมการทำงานนี้ทันที
เป็นการบอกความแตกต่างระหว่างสองอย่าง

ท้าทายสมมติฐานว่างานทุกอย่างต้องทำทันที
หรือการทำงานร่วมกับทีมงาน
ที่เลือกที่จะกำจัดงานที่ไม่จำเป็นหรือมีมูลค่าต่ำ
การที่คนเรามีการเชื่อมโยงกิจกรรมที่ทำซ้ำ ๆ
โดยที่ไม่ได้สร้างความแตกต่างได้หรือไม่

งานที่สามารถทำบ่อย ๆ แต่น้อยครั้ง
หรืองานที่ใช้ความพยายามเล็กน้อย

การส่งรายงานประจำสัปดาห์
เป็นรายงานประจำเดือนได้หรือไม่

บันทึกความจำที่ระบุประเด็นสำคัญได้หรือไม่

การทำงานเช่นนี้สามารถสร้างหนทางที่ต้องการ
ในการบริหารจัดการโครงการเร่งด่วนอย่างแท้จริง

Management Tip of the Day: Stop Believing that Everything Is Urgent

Harvard Business Review, April 08, 2014

In an ever-accelerating business culture, where smaller teams are taking on increasing workloads, it’s impossible to get everything done as fast as we’d like. Of course, some tasks and projects require more urgency than others – but if we consider everything to be urgent, we jam up the queue and confuse trifles with true priorities. The challenge in this do-it-now culture is to tell the difference between the two. Challenge the assumption that everything needs to be done right away, and work with your team to eliminate unnecessary or low-value work. Are people tied up with repetitive activities that don’t make a difference? Could those be done less often or with less effort? Can your weekly status reports become monthly? Could a wordy memo become a short list of key points? Tweaks like these can create the bandwidth you need to tackle truly urgent projects.