อีเมลส์ที่คนอยากอ่าน

พนักงานของบริษัทขนาดยักษ์ต่างได้รับและส่งอีเมล์ 100 กว่าฉบับต่อวันโดยเฉลี่ย
และการแข่งขันสร้างหัวเรื่องให้่คนอ่านเกิดความสนใจอย่างรุนแรงก็มากขึ้น
แต่โชคดี อีเมล์ที่ส่งเสริมให้คนอ่าน และช่วยการทำงานได้ค่อนข้างง่าย
ก่อนที่จะเริ่มพิมพ์  ให้คำนึงถึงเรื่องดังต่อไปนี้

บรรทัดหัวเรื่องเกี่ยวกับการทำงาน 
ส่วนใหญ่เราจะใช้บรรทัดหัวเรื่องของเราแล้วจะคาดว่า 
" เรื่องอะไร " ของอีเมล เช่น " รายงานการเงินประจำเดือน "
แต่ควรสร้างเส้นทางอีเมลเฉพาะเจาะจงส่วนบุคคล
" รายงานการเงินประจำเดือนเงิน ตามคำขอของปีเตอร์
หรือ เพื่อระบุความเร่งด่วน " รายงานการเงินประจำเดือน
ต้องการความคิดเห็นตอบกลับในวันอังคาร "

การเน้นข้อความสำคัญ โครงสร้างภาษาที่ชัดเจน
และการพิมพ์ข้อความตามปกติ เน้นตัวหนาและจุดนำ
จะเพิ่มคุณค่าความอยากอ่านข้อความได้อย่างรวดเร็ว
และตอบสนอง/ตอบกลับมาในลักษณะที่ตรงกับเป้าหมายที่ต้องการ

เวลาในการจัดส่งที่ได้ผลลัพท์สูงสุด
อย่าส่งอีเมล์ตอนสิ้นวันทำการหรือวันเริ่มต้นงานหลังวันหยุด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คนจะเปิดอ่านในเวลา
เมื่อพวกเขาอยู่ที่โต๊ะทำงาน และมีเวลาที่จะอ่าน

เรียบเรียงจาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, October 09, 2013
Write Emails That People Will Read Corporate employees receive and send more than 100 emails a day on average, and competition for readers’ attention is fierce. Luckily, crafting emails that encourage people to read and act is relatively easy. Before you start typing: Put the subject line to work. Most of us already use our subject line to predict the “what” of the email, e.g. “Monthly Financials.” But it’s also the place to build a personal bridge: “Monthly Financials, per Peter’s request,” or to indicate urgency: “Monthly Financials. Need feedback by Tuesday.” Visually highlight the key message. Clear structure and typographical signaling, like bolding and bullets, will boost the odds that your reader will get your message quickly and respond in ways that meet your goal. Time the delivery for maximum impact. Never send an email at the end of the day or the start of a weekend. Make sure people are opening it at a time when they’re at their desks and have time to read it.

ไม่มีความคิดเห็น: