เขียนให้กระชับ
เมื่อใดก็ตามที่เขียนอีเมลข้อเสนอหรือรายงานต่าง ๆ
มันขึ้นอยู่กับคุณเองเท่านั้นเอง ไม่ใช่ขึ้นกับคนอ่าน
เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อเรื่องหรือประเด็นที่ต้องการเป็นที่เข้าใจกัน
นี่คือสามวิธีเพื่อทำให้แน่ใจว่าความคิดของคุณจะไม่ถูกเข้าใจผิดคือ:
ใช้มุมมองของผู้อ่าน
ลองใส่ตัวเองในรองเท้าของผู้อ่าน(คิดว่าตนเองเป็นผู้อ่าน)
จะประเมินความชัดเจนเนื้อหาของคุณ
และจะดียิ่งขึ้น หากขอให้เพื่อนร่วมงาน
ช่วยสรุปประเด็นหลักของเนื้อหา
จากการอ่านผ่าน ๆ ของพวกเขา
ใช้ภาษาให้ง่าย
ตั้งใจมุ่งมั่นที่จะใช้คำสั้น ๆ และประโยคสั้น ๆ
โดยมีจุดมุ่งหมายเฉลี่ย 20 คำ
หรือน้อยกว่าในแต่ละประโยค
ลองถามกับตนเองว่า
จะสามารถพูดได้สั้น ๆ
แต่ได้ใจความกับทุกคนได้หรือไม่
เสนอแต่ไม่เรียกร้อง
ทำให้เฉพาะเจาะจงเพียงพอ
ที่ผู้อ่านสรุปด้วยตนเอง
(ที่ตรงกับความต้องการของคุณ แน่นอน)
ลองเปรียบเทียบกับการแสดงความคิดเห็น
ที่ไร้การสนับสนุนและหวังว่าจะมีผู้คนเห็นด้วย
เรียบเรียง จาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, MARCH 6, 2013
How to Write Clearly
Whenever you write an email, proposal, or report, it is up to you — not the reader — to make sure your point is understood. Here are three ways to ensure your ideas aren't misinterpreted:
Adopt the reader's perspective. Put yourself in the reader's shoes to assess your clarity. Better yet, ask a colleague to summarize the main points of your draft from a quick read-through.
Keep your language simple. Strive to use short words and sentences. Aim for an average of 20 words or less in each sentence. With every one, ask yourself whether you can say it more briefly.
Show, don't tell. Be specific enough that readers draw their own conclusions (that match yours, of course), as opposed to expressing your opinions without support and hoping people will agree.
มันขึ้นอยู่กับคุณเองเท่านั้นเอง ไม่ใช่ขึ้นกับคนอ่าน
เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อเรื่องหรือประเด็นที่ต้องการเป็นที่เข้าใจกัน
นี่คือสามวิธีเพื่อทำให้แน่ใจว่าความคิดของคุณจะไม่ถูกเข้าใจผิดคือ:
ใช้มุมมองของผู้อ่าน
ลองใส่ตัวเองในรองเท้าของผู้อ่าน(คิดว่าตนเองเป็นผู้อ่าน)
จะประเมินความชัดเจนเนื้อหาของคุณ
และจะดียิ่งขึ้น หากขอให้เพื่อนร่วมงาน
ช่วยสรุปประเด็นหลักของเนื้อหา
จากการอ่านผ่าน ๆ ของพวกเขา
ใช้ภาษาให้ง่าย
ตั้งใจมุ่งมั่นที่จะใช้คำสั้น ๆ และประโยคสั้น ๆ
โดยมีจุดมุ่งหมายเฉลี่ย 20 คำ
หรือน้อยกว่าในแต่ละประโยค
ลองถามกับตนเองว่า
จะสามารถพูดได้สั้น ๆ
แต่ได้ใจความกับทุกคนได้หรือไม่
เสนอแต่ไม่เรียกร้อง
ทำให้เฉพาะเจาะจงเพียงพอ
ที่ผู้อ่านสรุปด้วยตนเอง
(ที่ตรงกับความต้องการของคุณ แน่นอน)
ลองเปรียบเทียบกับการแสดงความคิดเห็น
ที่ไร้การสนับสนุนและหวังว่าจะมีผู้คนเห็นด้วย
เรียบเรียง จาก Harvard Business Review,
Management Tip of the Day, MARCH 6, 2013
How to Write Clearly
Whenever you write an email, proposal, or report, it is up to you — not the reader — to make sure your point is understood. Here are three ways to ensure your ideas aren't misinterpreted:
Adopt the reader's perspective. Put yourself in the reader's shoes to assess your clarity. Better yet, ask a colleague to summarize the main points of your draft from a quick read-through.
Keep your language simple. Strive to use short words and sentences. Aim for an average of 20 words or less in each sentence. With every one, ask yourself whether you can say it more briefly.
Show, don't tell. Be specific enough that readers draw their own conclusions (that match yours, of course), as opposed to expressing your opinions without support and hoping people will agree.
ความคิดเห็น