ระเบิดทิ้งอีเมล์ที่ท่วมท้น

อีเมล์เป็นหนึ่งในด้านความท้าทายต่อผลผลิต
ที่บรรดาผู้บริหารต้องเผชิญหน้ากับเรื่องนี้
การค้นหาเรื่องราวตามลำดับเอกสารอีเมล์
ที่ส่งเข้ามาทำให้สูญเสียเวลาทำงานอันมีค่า
ที่จริง ๆ แล้วในแต่ละวันจะทำงานอื่นได้
แต่เรื่องนี้เป็นปัญหาที่แก้ไขได้
ถ้าเรียนรู้วิธีการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ
ด้วยการบริหารจัดการการสื่อสารในชีวิตประจำวัน

ไม่ตรวจสอบอีเมลอย่างไม่หยุดหย่อน;
มองไปเพียงทุกหนึ่งชั่วโมงหรือทุกสองชั่วโมง

มีวินัยตนเองในการอ่านเรื่องสำคัญ
เพื่อสามารถลบทิ้งข้อความที่ไม่เกี่ยวข้อง
หรือไม่สำคัญออกไปทันที
มากกว่าครึ่งหนึ่งของข้อความที่ได้รับ
สามารถล้างทิ้งไปได้เลย

ฝึก "OHIO" - Only Handle It Once
เฉพาะที่จัดการได้ทันที
ตัดสินใจทันทีว่าจะทำอย่างไรกับอีเมล์แต่ละฉบับ
ตอนกลับทันทีแทนการรอตอบในภายหลัง
เมื่อพร้อมที่จะจัดการตอบกลับเรื่องที่ได้รับ
จะใช้เวลาเพียงครึ่งชั่วโมงเท่านั้น
แทนการค้นหาเรื่องเก่าที่คั่งค้างรอตอบกลับ

Management Tip of the Day: Blast Through an Email Onslaught

Harvard Business Review, March 31, 2014

Email is one of the biggest productivity challenges that executives face. Sorting through the daily barrage consumes a ridiculous amount of valuable time that could be spent elsewhere. But this is a solvable problem if you learn how to efficiently manage your everyday communications.

• Don’t check your email incessantly; only look at it every hour or two.
• Discipline yourself to read only the subject matter so that you can discard irrelevant or unimportant messages right away. You can purge more than half of incoming messages this way.
• Practice “OHIO” — Only Handle It Once. Immediately decide what to do with each email, and answer important ones quickly instead of filing them away. Because once you’re finally ready to tackle them, you’ll spend half an hour just searching through folders.