กฎการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

คนเราส่วนมากใช้เวลาทำงานอันมีค่า
ไปกับการประชุมที่ไม่มีผลผลิตมากเกินไป
ผู้บริหารส่วนใหญ่ต้องใช้เวลา
ในการประชุมใช้น้อย 20 ชั่วโมงทุกสัปดาห์
หรือเข้าร่วมประชุมในที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง
มีกฎสามข้อที่จะจัดการงานประชุมที่ท่วมท้น

ให้มีผู้เข้าประชุมไม่เกิน 7 คน
กฎ 7 คนที่เข้าร่วมประชุม
ทำให้มีโอกาสที่ดีกว่า
ในการตัดสินใจที่ดี รวดเร็ว 
การตัดสินใจสั่งการมากกว่า 10% 
แต่เมื่อมีคนเข้าประชุมถึง 16-17 คน
ประสิทธิภาพการตัดสินใจ
โดยทั่วไปแล้วมักจะต่ำกว่า 0

การประชุมส่วนใหญ่ภายในหนึ่งชั่วโมง 
โดยส่วนใหญ่ตารางเวลาประชุมเวลา 60 นาที 
ตั้งแต่เริ่มต้นเวลาประชุม ทุกนาทีที่เพิ่มขึ้น
ก็สร้างต้นทุนเพิ่มมากขึ้นเช่นกัน
ดังนั้น ลองจำกัด/ลดจำนวนเวลาประชุม
จะสามารถสร้างผลผลิตได้มากขึ้น
ผ่านวาระการประชุมภายใน 30 หรือ 45 ได้หรือไม่

ขจัดการประชุมที่ใช้เวลานาน
สร้าง(และบังคับใช้) ด้วยกฎใหม่
การประชุมใด ๆ ที่ใช้เวลา 90 นาที
หรือต้องใช้เวลานานกว่านั้น
ต้องได้รับอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูง

The Management Tip of the Day from Harvard Business Review

August 12, 2014

Three Rules for More Productive Meetings

We're spending too much precious work time attending unproductive meetings. For most executives, meetings take up at least 20 hours every week; one meeting spawns another, and on it goes. Here are three ways to prevent meeting bloat:

• Keep the invitee list to seven. The Rule of 7 states that every attendee over seven reduces the likelihood of making a good, quick, executable decision by 10%. So once you hit 16 to 17, your decision effectiveness is basically zero.
• Make most meetings under an hour. Most of us schedule 60-minute meetings by default. Every additional minute generates more cost, so try blocking off shorter amounts of time that can be spent more productively. Can you get through your agenda in 30 or 45 minutes instead?
• Use longer meetings sparingly. Create (and enforce) a new rule: any meetings scheduled to be 90 minutes or longer need senior approval.