มอบหมายต้องชัดเจน

เมื่อมอบหมายภาระกิจ
จำต้องการอธิบายงานอย่างละเอียดเท่าที่จะทำได้
แต่เรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งคือ
ต้องมอบหมายให้มีความรับผิดชอบด้วย 
ให้ระบุเรื่องนี้มากกว่าเรื่องรายละเอียด  
ระบุทรัพยากรและขอบข่ายการสนับสนุน 
คุณต้องสร้างขอบเขต/เส้นตายเวลา
เท่าที่เป็นไปได้พร้อมกำหนดเวลาเส้นตาย
ในการทำงานตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบเขต/
เส้นตายเวลาที่ได้ตกลงเป็นเรื่องที่ทำได้แน่นอน

มอบหมายขอบเขตอำนาจที่ชัดเจน
ให้กับคนที่ได้รับมอบหมายให้ทำงาน
โดยมีเค้าโครงแนวทางที่ชัดเจน
ให้พนักงานสามารถดำเนินการได้อย่างอิสระ
และเรื่องราวเมื่อจำเป็นต้องปรึกษาหารือกับคุณ 
ยอมรับในมาตรฐานของประสิทธิภาพการทำงาน  
การวัดความสำเร็จและระดับของความรับผิดชอบ  
กำหนดขั้นตอนการติดตามผลและข้อเสนอแนะ
ให้อธิบายว่าต้องรายงานความคืบหน้า
ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือนและการตัดสินใจผ่านทางอีเมล์ 
การประชุมพนักงาน หรือการพบปะเป็นการส่วนตัวกับคุณ

The Management Tip of the Day from Harvard Business Review

October 06, 2014

To Delegate Successfully, Make Expectations Clear

To delegate an assignment, you need to describe the job as thoroughly as possible. But another crucial task is clarifying your expectations to hold the assignee accountable. Once you’ve gone over the details face to face and identified available resources and support, you need to establish a feasible timeline with agreed-upon deadlines. Make sure he or she agrees that the timeline is doable. Establish how much authority you’re granting by laying out clear guidelines for when the employee can act independently – and when consultation with you is required. Agree on standards of performance, measures of success, and levels of accountability. And determine a process for follow-up and feedback. Explain that you want progress reports every week or every month, and decide if these will be via an email, a staff meeting, or a one-on-one with you.