วันหยุดพักร้อนกับการรับส่งอีเมล์

หยุดการทำงานประจำวัน
ด้วยการตัดการติดต่อกับคนอื่น ๆ
ก่อนที่จะเริ่มต้นวันพักผ่อนและหยุดพักร้อน
คุณจำเป็นต้องสร้างเรื่องราวที่คาดหวัง
ด้วยการตั้งค่าในเทคโนโลยี  
ลดการติดต่อเรื่องงานให้น้อยที่สุด
เท่าที่จะมากได้จากวันหยุดพักร้อน

สร้างอีเมล์สำหรับวันหยุด 
สร้างบัญชีอีเเมล์ใหม่ที่ใช้ในระหว่างวันหยุดพักผ่อน 
เพื่อแบ่งปันเรื่องราวเฉพาะกับคนที่คุณต้องการติดต่อด้วย
(เช่น คู่สมรส พี่เลี้ยงเด็ก ผู้จัดการ/ประสานงานในการเดินทาง) 
ใส่ข้อมูลการเดินทางไปยังอีเมล์ใหม่นี้

ตั้งค่าการตอบกลับว่าอยู่ในช่วงวันหยุด
เพื่อหลีกเลี่ยงความคาดหวัง
/รอคอยการกลับมาทำงานของคุณ
ให้คนที่ติดต่อมารับทราบว่า
ควรส่งข้อความอีเมล์หลังจากวัน X 
ที่เครื่องตอบกลับหรือให้พวกเขาติดต่อผู้ช่วย
หรือผู้ร่วมงานของคุณแทนในช่วงนี้

ตั้งค่ากำหนดเวลาตรวจ/อ่านอีเมล์
บางทีคุณอาจจะตรวจ/อ่านอีเมล์ทุกเช้า 
หรือสองครั้งในแต่ละสัปดาห์
หลังจากที่เด็ก ๆ ไปนอนแล้ว
บอกให้เพื่อนและคนจัดการ/ประสานงาน
การเดินทางได้รับทราบเป็นการล่วงหน้า
เมื่อคุณจะอยู่ช่วงเวลาตรวจ/อ่านอีเมล์

The Management Tip of the Day from Harvard Business Review

December 24, 2014

Prepping for Vacation Means Setting Email Expectations

The work of disconnecting begins before you leave for time off. You need to set expectations – and set up technology – to minimize work and get the most from your vacation.

• Set up a vacation email address. Create an account to use during vacations, and share the address only with the people you really want to stay in touch with (e.g., your spouse, house-sitter, or traveling companions). Move any travel info to this email.
• Set up a smart out-of-office reply. To avoid the dreaded backlog that awaits your return, let people know that they should email you again after X date for a reply. Or have them contact your assistant or a colleague.
• Set up a check-in schedule. Maybe you’ll check email every morning, or twice a week after the kids have gone to bed. Let your colleagues and travel companions know ahead of time when you’ll be in work mode.