สับหลีกการประชุมให้มีประสิทธิภาพ

ไม่มีใครอยากนั่งร่วมประชุมในเรื่องที่น่าเบื่อ/ไม่เกี่ยวกับงานของตน
โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีงานประจำอื่น ๆ ที่ต้องทำ
แต่มันได้กลายเป็นวิธีปฏิบัติมาตรฐาน
ในเรื่องการประชุมที่ครอบคลุมเวลาถึง  1 ชั่วโมง
ที่มีการเชิญประชุมไปหลาย 10 คน 
แม้ว่าจะมีเพียง 5 คนที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุม 

ไม่จำเป็นในการเรียกทุกคนเข้ามาประชุมตั้งแต่ต้นจนจบ
ถ้ามีการกำหนดวาระการประชุมไว้แต่แรก
และทราบหัวข้อประชุมเรื่องต่อไป
ที่จะต้องมีการถกเถียงอภิปราย
คุณจะสามารถสับหลีกการประชุมได้
ตัวอย่าง ถ้างบประมาณการตลาด
จะไม่ครอบคลุมจนถึงครึ่งชั่วโมงสุดท้าย
ของการประชุมวางแผนไตรมาส
ให้เชิญทีมการตลาดเข้าในส่วน 30 นาทีท้ายเท่านั้น 

เรื่องอื่นที่นอกเหนือให้ใช้การโทรศัพท์เพิ่มเติม 
เรื่องนี้ถ้าทำอย่างมีประสิทธิภาพ
เป็นการคืนเวลาที่มีค่ากลับให้กับพนักงาน 
หยุดกังวลในเรื่องที่พวกเขาจะรู้สึกว่าถูกละเลย
ถ้าพวกเขาไม่ได้รับเชิญเข้าประชุมทุกครั้งทุกเรื่อง
แจ้งให้ทุกคนทราบว่า คุณจะบอกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ไว้ในอีเมล์สรุปย่อเรื่องการประชุม

The Management Tip of the Day from Harvard Business Review

April 16, 2015

Make Conference Calls More Efficient by Staggering Invites

No one wants to sit on a boring conference call, especially when there is other work to do. Yet it’s become standard practice to send blanket one-hour meeting invites to as many as 10 people, even when only five are relevant to the agenda. You don’t need everyone on a conference call from start to finish. If you create an agenda and know which topics will be discussed when, you can stagger invitations. For example, if the marketing budget won’t be covered until the last half hour of an FY planning meeting, invite the marketing team to that 30-minute portion only. Aside from making the call more efficient, it gives valuable time back to your employees. Stop worrying that they’ll feel left out if they’re not invited to join every call. Let them know that you’ll share relevant information in a recap email.